Betriebskostenabrechnung: Geballte Informationen für stolze 150 Interessierte

Vielen Vermietern ist die (möglichst) korrekte Abrechnung der Betriebskosten besonders unangenehm. Denn dieser Vorgang ist rechtlich kompliziert und es lauern zahlreiche Fallstricke. Einen guten Überblick zum Thema lieferte der Info-Abend von Haus & Grund Worms-Alzey im Wormser.

Bemerkenswerter Andrang und großes Interesse: Fast 150 Interessierte zog es zu der Veranstaltung zur Betriebskostenabrechnung, bei der Hans-Joachim Lock (stehend) die Materie mit Tiefgang und dennoch verständlich bearbeitete. - Foto: Jens Kowalski / Haus & Grund Worms-Alzey

Die so genannten Nebenkosten tauchen alle Jahre wieder auf. Und sie steigen – und damit auch das Konfliktpotenzial. „Betriebskosten gehören zu den großen Streitthemen im Mietrecht“, betont Hans-Joachim Lock, 1. Vorsitzender von Haus & Grund Worms-Alzey. Viele Vermieter empfänden ihre Abrechnung als besonders unangenehm. „Das Thema lässt uns nicht los“, sagt Lock, der zugleich Rechtsanwalt und Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht ist und die Sorgen und Nöte aus der Praxis kennt.
Haus & Grund Worms-Alzey bot daher kürzlich im Wormser wieder eine Info-Veranstaltung zu dem Thema an. Und der Zuspruch bestätigte: Es gibt Bedarf. Fast 150 Interessierte zog es zu der Veranstaltung, bei der Lock die Materie mit Tiefgang und dennoch verständlich bearbeitete.

Der Teufel steckt mitunter im Detail

Typische Fehler, die bei der Betriebskosten-Abrechnung auftreten, sind das Versäumen von Fristen, die Verwendung eines falschen Umlageschlüssels oder Abrechnungszeitraums, Unvollständigkeiten und Fehler in der Heizkostenabrechnung. Dabei scheint aus der Ferne betrachtet alles ganz einfach zu sein: Vermieter können Mieter an den Betriebskosten ihrer Immobilie beteiligen. Punkt. Doch der Teufel steckt im Detail. Eine pauschale Formulierung wie „Die Betriebskosten trägt der Mieter“ macht die Vereinbarung komplett ungültig.

Schon bei der Definition von Betriebskosten wird es schwierig. Erst recht, wenn dazu nichts im Mietvertrag steht. Diese Kosten entsprechen nämlich nicht automatisch den Nebenkosten. Faustregel: Betriebskosten sind regelmäßig wiederkehrende Kosten – nur dann können sie auf Mieter umgelegt werden.

Ausgaben etwa für Hausmeister, Wasser, Müllabfuhr, Treppenreinigung, Aufzugswartung, Grundsteuer und Immobilienversicherungen sind also auf Mieter umlegbar; nicht hingegen Reparaturen, Neuanschaffungen oder die Neugestaltung des Gartens.

Und dann sind da noch die Fristen. Die wichtigste: Der Vermieter hat (ab Ende des Abrechnungszeitraums) zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und eine eventuelle Nachzahlung zu verlangen.

„Eine korrekte Betriebskosten-Abrechnung beginnt beim Mietvertrag“, sagt Lock. Fallstricke lauern aber sogar bei gängigen Formular-Mietverträgen, wie Lock an Beispielen aus der Praxis veranschaulichte – ein Grund, warum der Vereinsvorsitzende eigene Verträge erstellt hat und als Vorlage bereitstellt. Außerdem hat er eine umfassende Anleitung zur Betriebskostenabrechnung geschrieben und gerade erst wieder aktualisiert, mit Vorlagen und Abrechnungsbeispielen. Beides ist über die Geschäftsstelle erhältlich.

Empfehlung: Legen Sie eine Kostenerfassungsliste an

Die häufigsten Fehler sind laut Lock fehlende oder falsch angegebene Verteilerschlüssel sowie die Abgrenzung von Rechnungszeiträumen. Sein Tipp, um keine Posten zu vergessen: sich eine Kostenerfassungsliste anlegen, wie sie auch in Locks Broschüre zu dem Thema als Vorlage enthalten ist. Außerdem rät er, jeden Rechenschritt genau darzulegen. Denn: „Unklare Regelungen gehen zu Lasten des Vermieters.“ Unvergessen sein dürfte manchem der Fall, den Lock bei einer früheren Jahreshauptversammlung schilderte: Eine Vermieterin hatte lediglich die Grundsteuer und die Straßenreinigung in einem Posten gemeinsam abgerechnet – woraufhin der BGH dem dagegen klagenden Mieter Recht gab und die Betriebskostenabrechnung insgesamt für unwirksam erklärte. Das zeigt, dass es nicht etwa Rechenfehler sind, sondern formale Fehler, die Vermieter teuer zu stehen kommen können.

Das Thema Rauchwarnmelder kam ebenfalls zur Sprache. Hier empfiehlt Lock, die Prüfpflicht selbst zu übernehmen. „Dadurch hat der Vermieter einmal jährlich die Gelegenheit, die Wohnung zu betreten.“

„Keine Nachtlektüre, aber hilfreich“

Nach gut zwei Stunden, in denen Lock auch viele Fragen aus dem Publikum beantwortete, durften sich die Gäste als Betriebskosten-Abrechnungskönige sehen, wenn sie alles beachteten, wie der Vorsitzende mit einem Schmunzeln sagte. Wer die Infoveranstaltung verpasst hat oder sich vertieft informieren möchte, findet einen guten Ratgeber in der 85 Seiten starken Broschüre, die Lock verfasst hat: „Keine Nachtlektüre“, wie der Haus & Grund Vorsitzende zugibt, „aber hilfreich“.