Betriebskostenabrechnung: Haus & Grund Worms-Alzey zeigt, wie‘s richtig geht

Vermieter können die Betriebskosten auf ihre Mieter umlegen. In der Praxis lauern aber so manche Fallstricke. Diese zeigte Hans-Joachim Lock, Vorsitzender von Haus und Grund Worms-Alzey, bei einem gut besuchten Info-Abend kompetent auf. Auch darüber hinaus bietet der Verein Hilfestellung.

Gut besuchter Info-Abend: Rund 80 Interessierte zog es zu der Veranstaltung, bei der Hans-Joachim Lock (stehend) die Materie mit Tiefgang und dennoch verständlich bearbeitete.
Gut besuchter Info-Abend: Rund 80 Interessierte zog es zu der Veranstaltung, bei der Hans-Joachim Lock (stehend) die Materie mit Tiefgang und dennoch verständlich bearbeitete. - Fotos: Sophia Gamradt / Haus & Grund Worms-Alzey

Der erste Vorsitzende von Haus & Grund Worms-Alzey, Hans-Joachim Lock, weiß: „Betriebskosten gehören zu den großen Streitthemen im Mietrecht. Und viele Vermieter empfinden diese Aufgabe als besonders unangenehm“, berichtet der Rechtsanwalt und Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Vermeiden lässt sich das Thema nicht, Betriebskosten müssen schließlich jährlich abgerechnet werden. Und sie steigen – und damit auch das Konfliktpotenzial.

Lock kennt als Haus & Grund Rechtsberater die Sorgen und Nöte aus der Praxis. Daher lag es nahe, dass Haus & Grund Worms-Alzey im Voba-Kundencenter in Alzey eine Infoveranstaltung zu dem Thema anbot. Der Zuspruch bestätigte: Es gibt Bedarf. Rund 80 Interessierte zog es zu der Veranstaltung, bei der Lock die Materie mit Tiefgang und dennoch verständlich bearbeitete.

Typische Fehler bei der Abrechnung

Vermieter können ihre Mieter jedenfalls an den Betriebskosten beteiligen. Doch in der Praxis gibt es so manche Tücken. Typische Fehler bei der Betriebskostenabrechnung umfassen das Versäumen von Fristen, die Wahl eines unpassenden Umlageschlüssels oder Abrechnungszeitraums sowie Unvollständigkeiten in der Heizkostenabrechnung.

Aufgepasst: Eine allgemeine Formulierung wie „Die Betriebskosten trägt der Mieter“ kann die Abrechnung ungültig machen. Betriebskosten, definiert als regelmäßig wiederkehrende Kosten, können nur dann auf Mieter umgelegt werden, wenn sie eindeutig im Mietvertrag aufgeführt sind. Darunter fallen Ausgaben wie Hausmeisterdienste, Wasser, Müllabfuhr und Grundsteuer, aber nicht Reparaturen oder Neuanschaffungen. Wichtig ist zudem die Einhaltung der Frist: Vermieter haben zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und eventuelle Nachzahlungen einzufordern.

„Eine korrekte Betriebskosten-Abrechnung beginnt beim Mietvertrag“, sagt Lock. Fallstricke lauern aber sogar bei gängigen Formular-Mietverträgen, wie Lock an Beispielen aus der Praxis veranschaulichte – ein Grund, warum der Haus & Grund Vorsitzende in Worms und Alzey eigene Verträge erstellt hat und als Vorlage bereitstellt. Außerdem hat er eine umfassende Anleitung zur Betriebskostenabrechnung geschrieben und gerade erst wieder aktualisiert, mit Vorlagen und Abrechnungsbeispielen. Beide Dokumente sind über die Geschäftsstelle erhältlich;

Mehr Infos: Für weitere Informationen oder zur Anforderung der Anleitung zur Betriebskosten-Abrechnung kontaktieren Sie bitte die Geschäftsstelle von Haus & Grund Worms-Alzey erhältlich unter Telefon 0 62 41 / 41 35 91 bzw. Mail an info@hug-worms.de. Die Broschüre ist gegen eine Gebühr von 25 Euro erhältlich.

Locks Praxis-Tipp: eine Kostenerfassungsliste

Die häufigsten Fehler sind laut Lock fehlende bzw. falsch angegebene Verteilerschlüssel oder eine mangelhafte Abgrenzung von Rechnungszeiträumen. Sein Tipp, um keine Posten zu vergessen: sich eine Kostenerfassungsliste anlegen, wie sie auch in Locks Broschüre zu dem Thema als Vorlage enthalten ist. Außerdem rät er, jeden Rechenschritt genau darzulegen. Denn: „Unklare Regelungen gehen zu Lasten des Vermieters.“ Laut Lock sind es nicht etwa Rechenfehler – diese lassen sich in der Regel einfach korrigieren –, sondern formale Fehler, die Vermieter teuer zu stehen kommen.

Das Thema Rauchwarnmelder kam ebenfalls zur Sprache. Hier empfiehlt Lock, die Prüfpflicht selbst zu übernehmen. „Dadurch hat der Vermieter auch einmal jährlich die Gelegenheit, die Wohnung zu betreten.“

Nach gut zwei Stunden, in denen Lock auch viele Fragen aus dem Publikum beantwortete, durften sich die Gäste als Betriebskosten-Abrechnungskönige sehen – wenn sie alles beachteten, wie der Vorsitzende mit einem Schmunzeln sagte. Wer die Infoveranstaltung verpasst hat oder sich vertieft informieren möchte, findet einen guten Ratgeber in der 85 Seiten starken Broschüre, die Lock verfasst hat: „Keine Nachtlektüre“, wie der Haus & Grund Vorsitzende zugibt, „aber hilfreich.“

Neue Aktion: Haus & Grund Worms-Alzey will mit einer eigenen Erhebung Vermieter bei Anpassungen der Miete in Alzey unterstützen.Neue Aktion: Haus & Grund Worms-Alzey will mit einer eigenen Erhebung Vermieter bei Anpassungen der Miete in Alzey unterstützen (siehe dazu auch den folgenden Kasten).

„Gerechte Miete“ für Alzey:

Haus & Grund Worms-Alzey hat die Initiative „Gerechte Miete“ ins Leben gerufen. Damit will der Verein Mitglieder beim Einstellen der Mieten auf die ortsübliche Vergleichsmiete unterstützen, besonders in Gebieten ohne qualifizierten Mietspiegel – wie Alzey. Mitglieder können durch eine speziell entwickelte Checkliste schnell Daten zu Vergleichswohnungen erfassen und teilen, wobei der Zugang zu Informationen auf Gegenseitigkeit beruht. „Dies fördert Transparenz und erleichtert die Bestimmung marktüblicher Mieten“, erläuterte Hans-Joachim Lock, Vorsitzender des Ortsvereins. Zudem informiert ein Infoblatt über Mieterhöhungen basierend auf drei Vergleichswohnungen, die in wesentlichen Merkmalen ähnlich sein müssen. Dieses Vorgehen ermöglicht es Vermietern, auch ohne Mietspiegel gerechte Mieten festzulegen.

Erfassungsbögen und Datenblätter zur Aktion „Gerechte Miete“ bzw. Mieterhöhungen ohne Mietspiegel können die Info-Seite zur Aktion „Gerechte Miete“ oder direkt in den Geschäftsstellen des Vereins bezogen werden.

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4 Kategorien von Empfängern

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5 Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nur statt, soweit dies z.B. zur Durchführung eines Vertrags erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies aus Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung hervorgeht, z.B. im Rahmen eines Konzerndatentransfers. Im Rahmen der Wartung von IT-Komponenten ist darüber hinaus nicht auszuschließen, dass ein IT-Dienstleister aus einem Drittland (z. B. USA) in seltenen Fällen Einsicht in personenbezogene Daten erhalten könnte. Ansonsten findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer oder an eine internationale Organisation statt.

 

6 Dauer der Datenspeicherung

Nach Abschluss eines Bewerbungsauswahlverfahrens werden wir Ihre Daten in der Regel innerhalb von 3 Monaten löschen, sofern keine Anstellung in unserem Unternehmen erfolgt. Für die Dauer der Vertragsbeziehung werden die personenbezogenen Daten bei uns gespeichert, darüber hinaus betragen gesetzliche Verjährungsfristen in der Regel drei Jahre. Es gelten verschiedene Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die bis zu zehn Jahre betragen.

 

7 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunfts- sowie beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

 

8 Widerruf von Einwilligungen

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Zusendung unseres Newsletters können Sie auch durch Anklicken des Abmeldelinks im Newsletter widersprechen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Widerruf erst für die Zukunft wirkt.

 

9 Bestehen eines Beschwerderechts

Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG).

 

10 Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Vertrags erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.

 

11 Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

 

12 Profiling

Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling), z.B. Auswertung zur zielgerichteten Kundenansprache, bedarfsgerechten Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung sowie zum Scoring bzw. Rating. In die Auswertung können beispielsweise Daten zum Zahlungsverhalten (z. B. Kontoumsätze, Salden) sowie Kriterien wie Branchenzugehörigkeit und Erfahrungen aus der bisherigen Geschäftsbeziehung einfließen.

 

13 Kategorien personenbezogener Daten

Folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir beispielsweise: Personenstammdaten, Vertragsstammdaten, Vertragsdurchführungs- und Beendigungsdaten, Auftragsdaten, Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Bonitätsdaten, Scoring-/Ratingdaten, Werbe- und Vertriebsdaten, Daten über Ihre Nutzung von unseren angebotenen Telemedien (z.B. Zeitpunkt des Aufrufs unserer Webseiten, Apps oder Newsletter, angeklickte Seiten von uns bzw. Einträge) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

 

14 Datenquellen

Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten haben, verarbeiten wir ebenso wie von sonstigen Dritten zulässigerweise an uns übermittelte Daten. Zum anderen erheben wir Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Branchen- und Schuldnerverzeichnisse, Handelsregister, Presse).

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Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

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